La Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, comunicó hoy la implementación de las medidas tecnológicas relacionadas al uso de la firma electrónica en la función notarial en aras de que el notariado puertorriqueño se inserte a la notaría digital. Esta firma permitirá ampliar los asuntos dentro de la función notarial que podrán tramitarse de forma electrónica. El anuncio lo hizo durante su participación como oradora principal en el Acto Inaugural de la XVIII Jornada Notarial Iberoamericana, evento académico de investigación y análisis de asuntos notariales de actualidad donde se discutió el tema El Ejercicio de la Función Pública Notarial en el Ámbito Virtual.
“La pandemia y el aislamiento evidenciaron que el trabajo de los notarios y notarias es indispensable en tiempos de emergencia y también visibilizaron la necesidad de contar ―en el ejercicio de la función notarial― con más herramientas tecnológicas así como su implementación inmediata”, destacó Oronoz Rodríguez ante el público de la Jornada Notarial organizada por la Comisión de Asuntos Americanos de la Unión Internacional del Notariado y en la que participan los notariados de los 22 países miembros de América y de España.
A través de la orden administrativa OAJP-2021-085, la Jueza Presidenta autorizó implementar la firma electrónica reconocida para los asuntos notariales en Puerto Rico como parte del desarrollo del Sistema Integrado Notarial (SIGNO), plataforma que optimiza los procesos administrativos y operacionales de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) al modernizar sus sistemas de información e infraestructura. Desde el 1 de septiembre de 2021, profesionales de la notaría presentan sus informes mensuales de actividad notarial, los informes estadísticos anuales y las notificaciones de intervención de asuntos no contenciosos de forma electrónica a través de SIGNO.
Mediante un desarrollo programado por fases, se habilitarán las funcionalidades necesarias dentro de la plataforma SIGNO para el manejo y almacenamiento de los documentos firmados de forma electrónica. De primera instancia, la firma electrónica notarial se utilizará en los asuntos notariales que están bajo la competencia de la ODIN. Específicamente, esa fase aplicará a la presentación y tramitación electrónica de la Notificación de fianza notarial; Designación de Notario(a) Sustituto(a); Notificación de cambio de la sede notarial; Solicitudes de expedición de Certificación de Obra Notarial; entre otros.
La autorización del uso de la firma electrónica fue el producto del análisis y recomendaciones del Grupo de Trabajo sobre Firma Electrónica Notarial que la Jueza Presidente designó al comienzo de la pandemia y también del trabajo de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico. Por tratarse de un proyecto tecnológico prioritario, Oronoz Rodríguez instruyó a la Oficina de Administración de los Tribunales a establecer un plan de trabajo que garantice la implementación oportuna y la expansión progresiva de los trámites que podrán efectuarse mediante la firma electrónica notarial. Además, se desarrollará un programa de orientación y educación que facilite la transición de la mecanización de los asuntos notariales mediante el uso de la firma electrónica notarial.
“El uso de la tecnología en el ámbito notarial es uno de los proyectos prioritarios para el Poder Judicial y en los últimos años hemos dado pasos trascendentales para modernizar la práctica notarial y llevarla al nivel de sus contrapartes en Iberoamérica. Seguimos sin pausa”, destacó la Jueza Presidenta.
